Copilot for Microsoft 365

Microsoft Copilot

Společnost Microsoft integrovala do svých vlajkových produktů copiloty poháněné umělou inteligencí, čímž zvýšila efektivitu kódování prostřednictvím GitHubu, revolucionizovala produktivitu pracovišť s Microsoft 365, změnila způsob vyhledávání nástrojem Bing a prohlížečem Edge a poskytla kontextovou hodnotu napříč různými aplikacemi a počítači se systémem Windows.

Od 1. listopadu 2023 budou integrované copiloty k dispozici pro všechny aplikace Microsoft 365. Současně Microsoft sjednotí všechny své copiloty do rodiny Microsoft Copilot. Tento komplexní „AI-společník“ hladce integruje webový kontext, pracovní data a aktivitu na PC v reálném čase, aby nabídl vylepšenou pomoc a zároveň zajistil vaše soukromí a bezpečnost.

Bez nadsázky lze říci, že tato sada generativních nástrojů umělé inteligence zabudovaná do nástrojů Microsoft 365 dramaticky změní dosavadní způsob práce. O co tedy vlastně jde a co to bude znamenat pro organizace a zaměstnance? A co třeba zvážit, než je spustíte?

1. Co je Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot je název, který společnost Microsoft dala nástrojům GenAI, které brzy integruje do svých produktů, včetně stávající sady Microsoft 365. Rodinu nových nástrojů společností Microsoft tvoří i další copiloty jako je GitHub Copilot, Copilot for Bing a další. V našem přehledu se zaměříme pouze na aplikaci v balíku Microsoft 365.

Word, Excel, PowerPoint, Outlook a Teams jsou stavební bloky produktivity, které zaměstnanci denně používají. V průměru ale využívají pouze zlomek funkcí, které tyto nástroje nabízejí. Značnou část svého dne věnují formátování nebo vyhledávání dokumentů, interpretaci dat, správě konverzací nebo reprodukci dokumentů, které už vytvořili několikrát předtím.

Microsoft Copilot funguje jako osobní asistent, který uživatelům pomáhá zjednodušit každodenní úkoly, zvyšuje produktivitu a poskytuje užitečné statistiky, díky čemuž je jejich práce s Microsoft 365 plynulejší a efektivnější.

Díky přístupu ke všem relevantním informacím v organizaci mohou zaměstnanci s Microsoft Copilotem dosáhnout více, rychleji činit správná rozhodnutí a přijímat správná opatření.

Jak vidíte, Copiloty v rámci podnikových aplikací Microsoft 365 jsou součástí širší rodiny Microsoft Copilot, která je zase součástí GenAI. Důvod, proč se této konkrétní sadě nástrojů věnuje tolik pozornosti je ten, že dramaticky ovlivní, jak budou zaměstnanci dělat svou každodenní práci.

3. Jak funguje Microsoft Copilot v M365?

Microsoft Copilot kombinuje Microsoft Graph s LLM a přináší umělou inteligenci do sady nástrojů produktivity využitím informací ve vaší organizaci. Zde je postup:

„Kontext“, ve kterém vaši zaměstnanci pracují tvoří Microsoft Graph. Je to jako brána ke všem datům a informacím v Microsoft 365 – od vašich souborů na SharePointu nebo OneDrivu po kalendář, vyhledávání, e-mail, plánovač, kontakty, Teams, OneNote, To Do, Viva Insights a další.

Na Microsoft Graph aplikuje LLM umělou inteligenci. Microsoft používá LLM založený na GPT, stejný používá na podporu Bingu. Velký jazykový model je trénován na obrovském množství veřejných dat, včetně knih, webových stránek a článků. To mu pomáhá pochopit jazyk, kontext a význam a lidem tak umožňuje používat normální jazyk k rychlému vyhledávání informací, vytváření věcí nebo studiu dat.

Služba Azure Open AI hostuje LLM pro Microsoft Copilota v cloudu Microsoftu. LLM se netrénuje na datech vaší organizace ani nesdílí žádné informace mimo vaše firemní prostředí. Automaticky také zdědí zásady zabezpečení, dodržování předpisů a ochrany osobních údajů vaší organizace pro Microsoft 365.

Inteligenci modelu LLM na rozhraní Graph mohou zaměstnanci využít k rychlému vyhledání, vytváření a analýze informací pomocí svých obvyklých produktivních nástrojů. Mají přístup pouze k informacím, které mají povoleno vidět.

4. Jaké jsou hlavní výhody aplikace Microsoft Copilot?

Hlavní výhodou je masivní zvýšení produktivity, což zase vede k:

• Více času na strategické, inovativní projekty
• Posílena kreativita odstraněním břemene všedních úkolů
• Méně zbytečného úsilí
• Rychlejší uvedení na trh
• Konkurenční výhoda
• Zvýšený příjem
• Snížené náklady

McKinsey předpovídá, že automatizace pracovních činností prostřednictvím využití GenAI na pracovišti by mohla absorbovat 60–70 % času zaměstnanců a uvolnit je pro jiné úkoly. Kontrolovaná studie Stanfordské univerzity zjistila, že díky použití GenAI dojde k 15–35% zvýšení produktivity pracovníků. Jak je ale této produktivity dosaženo?

1. Automatizace opakujících se úkolů: Kopiloti umělé inteligence mohou převzít všední, časově náročné úkoly, jako je zadávání dat, organizace souborů a formátování obsahu, aby uvolnili čas zaměstnancům na strategičtější nebo kreativnější práci.
2. Zrychlené vytváření: Místo toho, aby pracovníci pokaždé vytvářeli nový dokument nebo prezentaci a zápasili s formátováním nebo korporátním dizajnem, je kopiloty vytvoří okamžitě a dají uživateli první návrh, na kterém mohou stavět. Nabízí také návrhy na zlepšení srozumitelnosti, čitelnosti nebo přesnosti dat.
3. Analýza dat: Kopiloty mohou rychle zpracovávat velké objemy informací, identifikovat vzorce a trendy a prezentovat užitečné poznatky pro efektivní rozhodování.
4. Kontextová pomoc v reálném čase: Uživatelé mohou získat relevantní a včasnou podporu během kritického rozhodování nebo procesů tvorby dokumentů. Bude proaktivně nabízet návrhy, jako jsou možnosti formátování, vylepšení struktury dokumentu nebo tipy pro analýzu dat.
5. Zefektivnění komunikace: Ať už jde o konverzace v Teams, e-mailová vlákna, různé pracovní postupy nebo verze dokumentů, Microsoft Copilot skenuje a shrnuje informace v rámci aplikací M365 a zajišťuje, aby všichni byli „na stejné stránce“.

5. Microsoft Copilot v jednotlivých aplikacích

Microsoft Word

Scénář: Je čas odeslat nabídku a vy máte tvůrčí blok

Jak Copilot pomáhá: Microsoft Copilot ve Wordu může navrhnout koncept nabídky na základě vašich poznámek ve OneNotu a dalších interních dokumentech týkajících se daného zákazníka. Copilot skenuje soubory a sestaví první návrh. Můžete jej taky požádat, aby dizajn dokumentu odpovídal předchozím dokumentům, aniž by vám trvalo hodiny jeho formátování. Copilot jej může vylepšit také tím, že navrhne často kladené otázky, které za vás napíše.

Výhoda: Hodiny ušetřené stažením aktuálních poznámek a relevantních dokumentů do jednoho souboru, vytvořením prvního konceptu, jeho formátováním a vytvářením inteligentních návrhů. Namísto zírání na prázdnou stránku má zaměstnanec k dispozici solidní první návrh, který stačí doladit.

Microsoft Excel

Scénář: Potřebujete analyzovat výsledky prodeje za poslední čtvrtletí a určit trendy.

Jak Copilot pomáhá: Pomocí přirozeného jazyka můžete Copilota požádat, aby přeměnil vaše data na obchodní trendy. Ponořte se hlouběji do konkrétního trendu a Copilot vytvoří nový list pro práci s daty. Můžete se například zeptat, co způsobilo pokles prodeje konkrétní produktové řady, nebo přidat scénář „co kdyby“ a určit, co se může stát, pokud změníte určité parametry. Copilot poskytne odpovědi a průvodce krok za krokem, jak dospěl k řešení. Tato data pak může převést na grafy pro snadnou vizualizaci.

Výhoda: Snižte čas strávený hledáním nebo sestavováním vzorců. Identifikujte trendy, vytvářejte výkonné vizualizace a získejte doporučení, jak dosáhnout různých výsledků.

Microsoft PowerPoint

Scénář: Potřebujete změnit svůj návrh pro klienta na prezentaci, aniž byste ji museli vytvářet celou od začátku.

Jak Copilot pomáhá: Požádejte Copilota, aby převedl váš návrh z Wordu do PowerPointu (funguje i opačně). Tím získáte první návrh. Pomocí přirozeného jazyka požádejte Copilota, aby přidal nové snímky, vizuálně je vylepšil, přidal animace a poznámky pro řečníka do spodní části snímků.

Výhoda: Obrovská úspora času, zajištění konzistence mezi původním návrhem a zákaznickou prezentací a vylepšené prezentační možnosti díky vizuálně přitažlivějším snímkům a poznámkám řečníka. Mnohem vyšší šance na uzavření obchodu!

Microsoft Teams

Scénář: Nemůžete se zúčastnit schůzky na Teams. Jak z ní získat informace?

Jak Copilot pomáhá: Copilot vám může poskytnout shrnutí diskuse na schůzce, na kterou jste přišli pozdě nebo jste ji úplně zmeškali. Zdůrazní přijatá rozhodnutí, přidělené úkoly a zda se v diskusi zmínili o vás nebo vašich klientech. Pomocí otázek v přirozeném jazyce můžete proniknout do sentimentu a hlavních diskusních bodů schůzky s jasným seznamem akcí, které musíte provést, aniž byste museli hodinu poslouchat záznam celé schůzky. Přepisy schůzek lze použít k vytváření dokumentů, akčních plánů nebo sdílených seznamů úkolů.

Výhoda: Úspora času a efektivnější schůzky, kde budou účastníci povzbuzováni, aby se soustředili a rozvíjeli klíčové akce.

Microsoft Outlook

Scénář: Musíte přečíst všechny e-maily, které přišli v čase vaší nepřítomnosti, a ty naléhavé zodpovědět jako první.

Jak Copilot pomáhá: Copilot třídí vaši doručenou poštu a odděluje prioritní emaily od zbytku. Shrnuje e-mailová vlákna a zhušťuje je do nejaktuálnějšího, relevantního aktuálního stavu. Pomůže vám navrhnout odpověď a může vytáhnout data z Excelu a podle potřeby přidat více podrobností. Můžete upravit tón odpovědi, délku nebo další kontext.

Výhoda: Tato inteligentní funkce šetří čas tím, že odfiltruje nedůležité e-maily a umožňuje soustředit se na úkoly, které jsou klíčové pro vaše podnikání.

6. Jak připravit vaši organizaci na Microsoft Copilot

Jakkoli je Microsoft Copilot vzrušujícím nástrojem, každá organizace musí před nasazením nové technologie posoudit svou připravenost. Bude potřeba provést licenční, technologické a organizační změny. Bez dostatečné přípravy by zavedení GenAI na pracovišti mohlo přinést bezpečnostní rizika, zbytečné náklady a narušení pracovního postupu.

Chcete svou organizaci připravit na Microsoft Copilot?