Copilot for Microsoft 365

Copilot for Microsoft 365

Microsoft đã tích hợp các copilot được trang bị trí tuệ nhân tạo vào các sản phẩm cơ bản của mình, tăng cường hiệu suất lập trình thông qua GitHub, cải tiến năng suất làm việc trong văn phòng với Microsoft 365, thay đổi trải nghiệm tìm kiếm với Bing và Edge, và cung cấp giá trị ngữ cảnh liền mạch trên các ứng dụng và máy tính cá nhân với Windows.

Kể từ ngày 1 tháng 11 năm 2023, Copilots tích hợp sẵn sẽ khả dụng cho tất cả các ứng dụng Microsoft 365. Đồng thời, Microsoft bắt đầu hành trình để thống nhất tất cả các copilot của mình thành một người bạn đồng hành duy nhất, Microsoft Copilot. Người bạn đồng hành trí tuệ nhân tạo toàn diện này tích hợp một cách mượt mà ngữ cảnh web, dữ liệu công việc và hoạt động thời gian thực trên PC để cung cấp sự hỗ trợ nâng cao mà vẫn đặt sự riêng tư và bảo mật của bạn lên hàng đầu.

Không ngoa khi nói rằng bộ công cụ trí tuệ nhân tạo sáng tạo này tích hợp vào bộ sản phẩm Microsoft 365 sẽ thay đổi một cách đáng kể cách chúng ta làm việc từ giờ về sau. Nhưng nó là gì? Nó sẽ mang lại lợi ích gì cho tổ chức và nhân viên? Và bạn cần xem xét những gì trước khi triển khai nó?

1. Microsoft Copilot là gì?

Microsoft Copilot là tên gọi Microsoft đã đặt cho bộ công cụ GenAI, sẽ sớm tích hợp vào các sản phẩm của Microsoft, bao gồm bộ công cụ Microsoft 365 hiện có. Dòng sản phẩm khác cũng bao gồm các Copilot được phát triển bởi Microsoft, như GitHub Copilot, Copilot cho Bing và nhiều sản phẩm khác. Tổng quan sản phẩm dưới đây sẽ tập trung đặc biệt vào các sản phẩm Microsoft 365.

Word, Excel, PowerPoint, Outlook và Teams là những công cụ hỗ trợ xây dựng năng suất mà nhân viên sử dụng hàng ngày. Tuy nhiên, hầu như các nhân viên chỉ sử dụng một phần nhỏ tính năng mà những công cụ này cung cấp. Hơn nữa, họ dành một phần đáng kể thời gian trong ngày để định dạng hoặc tìm văn bản, diễn giải dữ liệu, quản lý cuộc trò chuyện hoặc tái tạo các văn bản đã được tạo trước đó nhiều lần.

Microsoft Copilot hoạt động như trợ lý cá nhân, giúp đơn giản hóa các tác vụ hàng ngày, từ đó giúp tăng năng suất và cung cấp các thông tin hữu ích, làm cho trải nghiệm Microsoft 365 của người dùng trở nên mượt mà và hiệu quả hơn.

Với Microsoft Copilot, nhân viên có thể làm nhiều hơn bằng cách truy cập tất cả thông tin liên quan trong tổ chức để đưa ra các quyết định đúng đắn và thực hiện hành động một cách nhanh chóng, chính xác.

Như bạn thấy, các Copilot trong các ứng dụng kinh doanh Microsoft 365 chỉ là một phần trong hệ sản phẩm rộng hơn của Microsoft Copilot, và cũng là một phần của phong trào GenAI của Microsoft. Nhưng lý do mà bộ công cụ này đang nhận được nhiều sự chú ý là vì nó sẽ tác động đáng kể đến cách nhân viên thực hiện công việc hàng ngày của họ.

3. How does Copilot for Microsoft 365 work within M365?

Microsoft Copilot kết hợp Microsoft Graph với LLM để mang trí tuệ nhân tạo vào bộ công cụ năng suất bằng cách sử dụng thông tin trong tổ chức của bạn. Dưới đây là cách thức hoạt động:

Microsoft Graph là "bối cảnh" mà nhân viên của bạn làm việc. Hãy tưởng tượng nó như là cánh cửa vào tất cả dữ liệu và thông minh trong Microsoft 365 - từ các tệp tin trong SharePoint hoặc OneDrive đến lịch, tìm kiếm, email, lập kế hoạch, danh bạ, Teams, OneNote, To Do, Viva Insights và nhiều hơn nữa.

LLM áp dụng trí tuệ nhân tạo vào Microsoft Graph. Microsoft sử dụng LLM dựa trên GPT, cùng LLM được sử dụng để cung cấp sức mạnh cho Bing. LLM được đào tạo trên lượng lớn các dữ liệu công khai bao gồm sách, trang web và bài viết. Điều này giúp nó hiểu được ngôn ngữ, ngữ cảnh và ý nghĩa. Điều này cho phép người dùng sử dụng ngôn ngữ thông thường để tìm kiếm thông tin, tạo ra các sản phẩm hoặc nghiên cứu dữ liệu một cách nhanh chóng.

Dịch vụ Azure Open AI lưu trữ LLM cho Microsoft Copilot trên đám mây của Microsoft. LLM không được đào tạo trên dữ liệu tổ chức của bạn, cũng không chia sẻ bất kỳ thông tin nào bên ngoài môi trường doanh nghiệp của bạn. Nó cũng tự động áp dụng các chính sách bảo mật, tuân thủ và riêng tư của tổ chức cho Microsoft 365.

Nhân viên có thể sử dụng trí tuệ của LLM trên Graph để tìm kiếm, tạo và phân tích thông tin một cách nhanh chóng bằng cách sử dụng các công cụ năng suất thông dụng của họ. Tuy nhiên, họ chỉ có thể truy cập thông tin mà họ được phép xem. .

4. What are the main benefits of Copilot for Microsoft 365?

Lợi ích vượt trội là năng suất tăng lên một cách bất ngờ, từ đó dẫn đến:

• Có nhiều thời gian cho các dự án mang tính chiến lược, đổi mới
• Tăng cường khả năng sáng tạo bằng cách loại bỏ gánh nặng của những tác vụ nhàm chán
• Tiết kiệm công sức
• Giảm thời gian tiếp cận thị trường
• Tăng lợi thế cạnh tranh
• Tăng doanh thu
• Giảm chi phí

McKinsey dự đoán rằng việc tự động hóa các hoạt động làm việc thông qua việc sử dụng GenAI trong nơi làm việc có thể giải phóng 60 - 70% thời gian làm việc của nhân viên, giúp họ có thêm thời gian để tiếp nhận các nhiệm vụ khác. Một nghiên cứu được thực hiện bởi đại học Stanford đã cho thấy năng suất lao động có thể tăng từ 15-35% thông qua việc sử dụng công nghệ GenAI. Nhưng làm thế nào để đạt được năng suất này?

1. Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại: AI copilots có thể đảm nhận các tác vụ đơn điệu, tốn thời gian như nhập dữ liệu, tổ chức tệp tin và định dạng nội dung để giải phóng thời gian của nhân viên cho các công việc mang tính chiến lược hoặc sáng tạo hơn.
2. Tăng tốc quá trình làm việc: Thay vì phải tạo một tài liệu hoặc bài thuyết trình mới từ đầu, gặp khó khăn trong định dạng hoặc đảm bảo phù hợp với thương hiệu, AI copilots có thể tạo các tệp này ngay lập tức, giúp người dùng có một bản nháp cơ bản để tiếp tục hoàn thiện. Nó cũng đề xuất các gợi ý để cải thiện sự rõ ràng, dễ đọc hoặc độ chính xác của dữ liệu.
3. Phân tích dữ liệu: Copilots có thể nhanh chóng xử lý lượng thông tin lớn, nhận biết mẫu, xu hướng, và cung cấp các thông tin hữu ích để giúp việc ra quyết định hiệu quả hơn.
4. Hỗ trợ phù hợp với ngữ cảnh, thời gian thực tế:Người dùng có thể nhận được các hỗ trợ liên quan, kịp thời trong quá trình tạo tài liệu hoặc ra quyết định quan trọng. Nó sẽ tự động đề xuất các gợi ý như tùy chọn định dạng, cải thiện cấu trúc tài liệu hoặc cách phân tích dữ liệu.
5. Tạo điều kiện giao tiếp liền mạch: Dù đó là việc tóm tắt cuộc trò chuyện trên Teams, chuỗi email, các luồng công việc khác nhau hoặc phiên bản của tài liệu, Microsoft Copilot đều có thể quét và tóm tắt thông tin trên toàn bộ bộ ứng dụng Microsoft 365 để đảm bảo mọi người đều nắm được thông tin như nhau.

5. Copilot for Microsoft 365 in action by application

Microsoft Word

Tình huống: Bạn đang đến hạn nộp báo cáo và gặp trở ngại đối với việc viết báo cáo.

Hỗ trợ từ Copilot: Microsoft Copilot trong Word có thể tạo một bản thảo đề xuất dựa trên ghi chú từ khách hàng trong OneNote cũng như các tài liệu nội bộ khác. Copilot quét các tệp và tạo ra một bản nháp ban đầu. Bạn có thể yêu cầu Copilot làm cho tài liệu phù hợp với thương hiệu và giống như các đề xuất trước đó bằng cách kéo vào các tài liệu có sẵn, điều này giúp người dùng tiết kiệm được thời gian để định dạng tệp. Copilot cũng có thể làm cho tài liệu của bạn mạnh mẽ hơn bằng cách đề xuất danh sách các câu hỏi thường gặp (FAQ), và viết nội dung cho người dùng.

Lợi ích: Tiết kiệm hàng giờ làm việc bằng cách tổng hợp ghi chú mới nhất và các tài liệu trước đó liên quan vào một tệp tin duy nhất, tạo ra một bản nháp đầu tiên, định dạng nó và đưa ra những gợi ý thông minh. Thay vì bắt đầu từ một trang trống, nhân viên có một bản nháp đầu tiên đáng tin cậy để chỉnh sửa và hoàn thiện.

Microsoft Excel

Tình huống: Bạn cần phân tích kết quả bán hàng của quý này để xác định xu hướng.

Hỗ trợ từ Copilot: Bằng cách sử dụng ngôn ngữ thông thường, bạn có thể yêu cầu Copilot biến dữ liệu của bạn thành xu hướng kinh doanh. Bạn cũng có thể đi sâu hơn vào một xu hướng cụ thể và Copilot sẽ tạo ra một bảng tính mới để sử dụng như một môi trường thử nghiệm để làm việc với dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể hỏi điều gì đã gây ra sự giảm doanh số của một dòng sản phẩm cụ thể hoặc thêm một kịch bản "What if" để xác định những gì có thể xảy ra nếu bạn thay đổi các tham số cụ thể. Copilot sẽ cung cấp các câu trả lời và hướng dẫn từng bước về cách nó đạt được giải pháp. Sau đó, nó có thể chuyển dữ liệu đó thành đồ thị để dễ dàng trực quan hóa dữ liệu.

Lợi ích: Giảm thời gian tìm kiếm hoặc xây dựng các công thức. Nhận biết các xu hướng, tạo ra các hình ảnh trực quan và tiếp nhận các đề xuất để đưa ra các kết quả khác nhau.

Microsoft PowerPoint

Tình huống: Bạn cần biến đề xuất của khách hàng thành một bản trình bày hoàn chỉnh mà không cần tạo từ đầu.

Hỗ trợ từ Copilot: Yêu cầu Copilot chuyển đổi đề xuất từ Word sang PowerPoint. (nó cũng hoạt động theo cách ngược lại). Điều này giúp bạn có bản nháp đầu tiên một cách nhanh chóng. Sử dụng ngôn ngữ tự nhiên, yêu cầu Copilot thêm các slide mới, làm cho các slide trở nên trực quan hơn về mặt hình ảnh, thêm hiệu ứng chuyển động và bao gồm ghi chú của người trình bày ở phía dưới mỗi slide.

Lợi ích: Tiết kiệm thời gian đáng kể, đảm bảo tính nhất quán giữa đề xuất gốc và bài thuyết trình cho khách hàng, và cải thiện kỹ năng trình bày bằng cách tạo ra các slide hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh, kèm ghi chú phù hợp, giúp nâng cao cơ hội thành công trong ký kết thỏa thuận với khách hàng.

Microsoft Teams

Tình huống: Bạn đến muộn để tham gia cuộc họp Teams hoặc gặp xung đột và phải bỏ lỡ cuộc họp đó. Làm thế nào để bạn vẫn có đủ thông tin trong cuộc họp này?

Hỗ trợ từ Copilot: Copilot có thể cung cấp cho bạn một bản tóm tắt về buổi thảo luận trong cuộc họp mà bạn đến muộn hoặc bị bỏ lỡ. Nó sẽ nhấn mạnh các quyết định được đưa ra, nhiệm vụ được giao và xem liệu bạn hoặc khách hàng của bạn có được đề cập đến trong cuộc họp hay không. Bằng cách sử dụng các câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên, bạn có thể khám phá hiện trạng và các điểm thảo luận chính của cuộc họp, với một danh sách rõ ràng về các hành động bạn cần thực hiện, mà không phải nghe lại bản ghi cuộc họp kéo dài một giờ. Bản ghi cuộc họp có thể được sử dụng để tạo tài liệu, kế hoạch hành động hoặc danh sách công việc cần thực hiện.

Lợi ích: Tiết kiệm thời gian và cải thiện các cuộc họp, trong đó người tham dự sẽ được khuyến khích tập trung và phát triển các hành động chính.

Microsoft Outlook

Tình huống: Bạn cần đọc tất cả email của mình sau khi đi làm, nhằm ưu tiên các công việc khẩn cấp và quan trọng trước.

Hỗ trợ từ Copilot: Copilot phân loại hộp thư đến của bạn, tách những mục ưu tiên ra khỏi những thông tin không quan trọng. Nó tóm tắt các luồng email và rút gọn chúng thành trạng thái hiện tại quan trọng nhất và mới nhất. Nó giúp bạn soạn thảo câu trả lời và có thể trích xuất dữ liệu từ Excel để thêm thông tin cụ thể khi cần. Bạn có thể điều chỉnh ngôn ngữ, độ dài hoặc ngữ cảnh bổ sung của câu trả lời.

Lợi ích: Công cụ đột phá này giúp tiết kiệm thời gian bằng cách lọc ra các email không quan trọng, cho phép tập trung vào những vấn đề quan trọng góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh doanh.

6. How to ready your organisation for Copilot for Microsoft 365

Dù Microsoft Copilot có thú vị như thế nào đi chăng nữa, mỗi tổ chức đều cần đánh giá mức độ sẵn sàng của mình trước khi phát triển công nghệ mới. Sẽ có những thay đổi về giấy phép, công nghệ và tổ chức cần được thực hiện. Nếu không chuẩn bị đầy đủ, việc đưa GenAI vào môi trường làm việc có thể mang lại rủi ro về bảo mật, phát sinh các chi phí không cần thiết và gây gián đoạn trong quá trình làm việc.

Tổ chức của bạn đã sẵn sàng để triển khai Microsoft Copilot chưa?