Universität Luzern und ZHB bauen digitale Zusammenarbeit in Forschung, Lehre und Verwaltung aus

Digitalisierung im Hochschulbereich: Die Suche nach dem besten Weg

An der Universität Luzern steht nichts weniger im Fokus als der Mensch. Es sind die Humanwissenschaften wie beispielsweise Theologie, Sozial-, Wirtschafts- oder Gesundheitswissenschaften, auf die sich die Hochschule konzentriert. Für eine Spitzenposition in der europäischen Hochschullandschaft investiert sie nicht nur in ihre Fakultäten, die Nachwuchsforschung und internationale Vernetzung mit anderen Einrichtungen, sondern ebenso in modernste Arbeitsbedingungen, um als attraktiver Bildungsstandort Forschende und Studierende anzuziehen.

Spätestens seit der Corona-Pandemie ist die Digitalisierung in der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Sie steht für Flexibilität, Produktivität und Effizienz. Noch während der Pandemiezeit fasste die Universität Luzern den Entschluss, die Voraussetzungen und die schrittweise Realisierung eines digitalen und mobilen Arbeitsplatzes für alle 750 Mitarbeitende, sowie rund 3.350 Studierende, zu schaffen. Einzelne Tools wie Zoom waren bereits im Einsatz, aber vor allem die hochschulübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation mit Unternehmen hatte sich zunehmend auf Microsoft Teams verlagert, weshalb die Nutzer zukünftig aus den verschiedenen Lösungsangeboten frei wählen können. Das zusätzliche Angebot an kollaborativen Tools soll den Hochschulmitgliedern den Zugriff auf internes Wissen erleichtern, gemeinsames Arbeiten an Dokumenten effizienter gestalten und die Zusammenarbeit und Kommunikation mit anderen Bildungseinrichtungen, Bibliotheken sowie Firmen und Partnern verbessern.

Für die IT-Abteilung bedeutete das vor allem, dafür zu sorgen, dass die bestehenden hohen Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen der Hochschule auch in der neuen Cloud-Umgebung erfüllt werden. Doch welche Sicherheits- und Compliance-Lösung ist die passende für die Universität Luzern? Welche M365 Kollaborationstools sind sinnvoll und welche Schritte sind notwendig für die Implementierung einer zentralen Plattform und die Integration bestehender Tools? Wie bereitet man am besten die Nutzer auf neue Arbeitsweisen, Prozesse und Apps vor? Um all diese Fragen zu klären, entschied sich die Universität Luzern für eine enge Zusammenarbeit mit SoftwareOne als Partner, der nicht nur die entsprechende Erfahrung für die technische Implementierung von M365 mitbrachte, sondern auch für ein erfolgreiches Adoption- und Change-Management der Nutzer und ein effektives Projekt-Management sorgte.

Weiterhin unterstützt SoftwareOne bei der Einführung von Microsoft Teams Telefonie und bietet der Universität fortlaufenden Support mit dem Managed Services UCNext.

Best Practices für einen digitalen Campus

Um alle Aspekte der digitalen Transformation mit M365 zu berücksichtigen und die passende Strategie mit Handlungsempfehlung für die Universität Luzern zu entwickeln, führte SoftwareOne eine umfangreiche Beratung sowie Analyse der aktuellen IT-Umgebung durch.

Die wichtigsten Themen und zugehörige Schritte im Überblick:

Cloud Readiness Check: Damit die On-Premises-Umgebung erfolgreich an Microsoft 365 angebunden werden konnte, prüfte SoftwareOne alle notwendigen Maßnahmen für die Anbindung, -authentifizierung und -synchronisation der Nutzer. Für die gewählte hybride Anbindung erfolgte Planung und Design von Azure AD Connect und Single Sign On (SSO) sowie die Erstellung von Konzepten zur Klärung der Berechtigungen, Administration und Governance.

Security & Compliance Konzept:  Assessment Workshop und M365 Security Road Map: Entscheidung für einen M365 Single Tenant, für eine möglichst nahtlose Kommunikation zwischen Studierenden und Universitätsmitarbeitenden. Auf Basis der Sicherheitsanforderungen der Universität wurde gemeinsam eine Security Roadmap nach Best Practices-Ansatz erarbeitet und die notwendigen Microsoft Cloud Security Services definiert, wie z.B. Conditional Access, Azure MFA (Multi Factor Authentication).

Exchange Hybrid-Umgebung: Mit dem Aufbau einer hybriden Exchange Umgebung profitieren Nutzer von einem verbesserten Schutz mit Exchange Online Protection und Data Loss Prevention. Die App und alle Funktionen können flexibel, zu jeder Zeit sowie auf mobilen Endgeräten genutzt werden.

Schrittweise Kollaboration mit M365 Apps: Nach Beratung zur Wahl der passenden Tools durch SoftwareOne fiel die Entscheidung für Teams (zunächst ohne Telefonie), OneDrive, OneNote Planner, Whiteboard und ToDo – die anfänglich in einer Pilotphase mit Einbindung und Begleitung einzelner Personen getestet und danach universitätsweit eingeführt wurden.

Um Teams zukünftig auch für Telefonie in der gesamten Hochschule zu nutzen, hat SoftwareOne einen Proof of Concept erstellt und in einer Testphase die Telefonie mit Teams als Pilot getestet. Zukünftig soll die veraltete kantonale Telefonanlage für alle Mitarbeitenden der Universität abgelöst und schrittweise durch die Teams-Telefonie ersetzt werden.

Adoption & Change Management Discovery & Advisory Services

Sobald Projekte Veränderungen erzeugen, bedarf es unterstützende Begleitung, um die Menschen auf den Wandel mitzunehmen. Um zu erfahren, wie es um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden der Universität Luzern als auch der ZHB stand, führte SoftwareOne Workshops mit ausgewählten Anwendern durch und entwickelte eine passgenaue Roadmap, Kernbotschaft, Zielsetzung für das Projekt sowie eine Visualisierung der Strategie für ein projektbegleitendes Adoption- and Change-Management.

Daraufhin stand für die Hochschule fest, dass anstelle von unflexiblen Präsenzschulungen, ein Mix aus Learning on Demand und die Bereitstellung von Anleitungen und Hilfestellungen über zwei zentrale, webbasierte Wissensplattformen (SharePoint Online) der beste Weg ist, alle Nutzer erfolgreich zu schulen. Dazu entschied sich die Hochschule mit dem SoftwareOne Partner und Schulungsanbieter Soluzione42 zusammenzuarbeiten, und deren Learning on demand-Anwendung für alle Mitarbeitenden der Universität zu nutzen. Studierende erhalten durch die Microsoft 365 Lernpfade eine benutzerorientierte Lösung, die ihnen Anleitungen, Leitfäden und viele weitere nützliche Informationen zu den neuen kollaborativen Tools bereitstellt und somit ein selbstständiges Lernen jederzeit ermöglicht.

Projektmanagement

SoftwareOne hat aufgrund seiner langjährigen Projekterfahrung im Bildungsbereich umfangreiche Expertise sowie die notwendigen Qualifikationen und Ressourcen für die Umsetzung komplexer, mehrjähriger Projekte. Die Universität Luzern entschied sich daher das Projektmanagement an SoftwareOne auszulagern. So konnte sich das kleine IT-Team der Universität auf weitere wichtige Aufgaben konzentrieren, während SoftwareOne die kontinuierliche Projektsteuerung, Planung sowie Überwachung des Projektfortschritts führte. Dank einer transparenten Kommunikation sowie regelmäßigen Meetings zwischen Hochschule und SoftwareOne konnte das Projekt effizient und im Rahmen aller vorgegebenen Meilensteine und Zeitvorgaben umgesetzt werden. 

Leistungsstarke Tools für alle

Attraktiver Arbeitsplatz

Mit der gestaffelten Einführung von M365 schafft die Universität Luzern einen großen Schritt auf ihrem Weg zu einem modernen, digitalen und mobilen Arbeitsplatz und einer digital vernetzten zukunftsfähigen Bildungseinrichtung. Moderne Arbeitsbedingungen erhöhen die Attraktivität der Universität als Arbeits- und Studienort.

Mehr Flexibilität für Forschung und Lehre

Die neuen digitalen Kommunikations- und Kollaborationstools von M365 bieten den Nutzern an der Universität Luzern die Möglichkeit zu jeder Zeit, an jedem Ort auf interne Informationen zugreifen und bearbeiten zu können. Vor allem bringt es einen enormen Zugewinn an Flexibilität und Unabhängigkeit in die Arbeitswelt der Universität und wirkt sich positiv auf Motivation, Produktivität und Effizienz der Nutzer aus. Es trägt zur Förderung einer hochqualitativen Forschung und Lehre bei und unterstützt die Universität bei ihrem Ziel, einen Platz unter den besten humanwissenschaftlichen Universitäten Europas einzunehmen.

Gestärkte Kollaborationen

Die neuen Kollaborationstools wie Teams, OneDrive und Planner fördern nicht nur die effektive Zusammenarbeit der Studierenden und Mitarbeitenden innerhalb der Universität, sondern verbessern und stärken auch die nationale und globale Zusammenarbeit mit anderen Bildungseinrichtungen, Firmen und Partnern. Insbesondere mit Teams ist die Universität optimal ausgestattet für die Kommunikation in ihrem Netzwerk.

Erhöhte Sicherheit und Compliance

Die Universität Luzern erfüllt auch in der Cloud die hohen Sicherheitsanforderungen für den Schutz der Daten aller Hochschulmitglieder, dank des zugrunde gelegten Security- und Compliance Konzeptes. Die nach Best-Practice-Ansatz ausgewählten Microsoft Cloud Security Services bieten einen besseren Schutz vor Datenverlust, ein einfaches Anmeldeverfahren via Single Sign On und hohen Identitätsschutz mit cloudbasierter MFA.

Akzeptanz der Nutzer von Beginn an

Mit Hilfe der Adoption & Change Management Services von SoftwareOne konnte die Universität Luzern nicht nur die technische Implementierung der neuen Kollaborationstools vorantreiben, sondern auch die Akzeptanz der Anwender gewinnen. Durch die Berücksichtigung ihrer Bedürfnisse von Beginn an, konnten bereits in der Planungsphase mögliche Stolpersteine entdeckt und aus dem Weg geräumt werden.