Barton Peveril Sixth Form College kiest voor Google Cloud als eerste technologie om de leerervaring te verbeteren en innovatie op het gebied van kunstmatige intelligentie te ondersteunen

Van plannen naar een gehele migratie in negen maanden

Toen Barton Peveril besloot om al zijn on-premises infrastructuur en services naar Google Cloud te migreren, moest dit binnen negen maanden operationeel zijn. Omdat de bestaande licenties in die periode afliepen, moest het bedrijf volledig overgestapt zijn op Google Cloud vóór de vervaldatum.

In samenwerking met SoftwareOne heeft de hogeschool het Open Clouds for Research Environments (OCRE)-aanbestedingskader gebruikt om het onboardingproces met Google Cloud te vereenvoudigen. OCRE biedt toegang aan academische en onderzoeksinstellingen in heel Europa en verbindt hen met vooraf goedgekeurde providers die kosteneffectieve cloudprijzen aanbieden. SoftwareOne is een toonaangevende Google Cloud-partner in 16 landen binnen het OCRE-kader en ondersteunt academische en onderzoeksinstellingen in meer dan 35 Europese landen.

Voor Loveday was de logica achter de migratie naar Google Cloud duidelijk en vanzelfsprekend. "De naam Google staat garant voor kwaliteit, er is een bepaalde zekerheid die je ermee krijgt", zegt hij. "Je weet dat het een samenwerkingsplatform is, veerkrachtig, robuust en veilig. We hebben wel degelijk onderzoek gedaan naar alternatieve cloudproviders, maar een geïntegreerd ecosysteem van dezelfde provider zal de efficiëntie en de mogelijkheden om binnen het domein te opereren aanzienlijk verbeteren."

Onderwijsinstellingen zijn afhankelijk van een complex geheel aan applicaties en systemen om diensten te leveren, en de verbanden daartussen moeten in kaart worden gebracht. Een belangrijke eerste activiteit voor het projectteam was het in kaart brengen van de gegevensstromen om ervoor te zorgen dat er geen onderlinge afhankelijkheden zouden ontstaan tijdens de systeemmigratie. Het planningsproces ging van start.

Zoektocht naar een oplossing die een aanvulling vormde op de bestaande Google Cloud-services.

De hogeschool beschikt over een klein IT-team en zocht daarom een IT-partner die kon helpen bij de planning en uitvoering van de migratie. De hogeschool legde haar systemen, doelstellingen en prioriteiten uit en gaf vervolgens de leiding aan SoftwareOne. Nadat de planning en de technische beslissingen waren genomen, had het team ongeveer vier maanden de tijd om de volledige digitale infrastructuur van de hogeschool naar Google Cloud te migreren.

De hogeschool wilde een infrastructuur en ecosysteem dat de bestaande Google Cloud-services en -tools aanvulde en verbeterde. Cruciaal hierbij waren de AI-agenten die de hogeschool had ontwikkeld met behulp van het uniforme Vertex AI-platform. Voorbeelden hiervan zijn Barton Buddy, een tool voor studenten met informatie over roosters, deadlines voor huiswerk en campusinformatie, en Barton AI, een tool die medewerkers ondersteunde bij lesgeven, administratie en studentenbegeleiding.

Deze agenten leverden waardevolle informatiediensten aan studenten en medewerkers. Hoewel dat initiatief al een jaar vóór de migratie was gestart, betekende de integratie in Google Cloud dat alles samensmolt tot één ecosysteem. Dit gaf het AI-team van de universiteit een routekaart voor toekomstige ontwikkeling en verbeterde beveiligingsmaatregelen.

Het projectteam migreerde de minder kritieke systemen tijdens het semester, terwijl de belangrijkste systemen tijdens de zomervakantie naar Google Cloud werden overgezet. Ondanks de krappe deadline werd de volledige infrastructuur van de hogeschool een paar dagen eerder dan gepland gemigreerd, zonder operationele onderbrekingen of inefficiënties.

Naast de migratie sloot de hogeschool een vijfjarig contract af met SoftwareOne voor het beheer van haar infrastructuur. Met een klein IT-team wilde Loveday dat zijn team zich zou concentreren op de ondersteuning van studentendiensten in plaats van op het beheren van de cloudinfrastructuur, iets wat een steile leercurve zou hebben vereist. In plaats van te moeten betalen voor een permanent on-premises systeem, wilde de hogeschool alleen de diensten gebruiken die ze daadwerkelijk nodig had. Met name wilde de hogeschool de flexibiliteit hebben om de activiteiten af te schalen tijdens vakanties en semesterpauzes.

Het contract voor beheerde services betekent dat de hogeschool extra ondersteuning kan krijgen tijdens piekperiodes. September is bijvoorbeeld een drukke maand voor de hogeschool, met de instroom van tot wel 2700 nieuwe studenten per jaar. Dat omvat het aanmaken van studentenkaarten, het activeren van toegang en het verzorgen van trainingen. Een andere piekperiode is de dag waarop de examenuitslagen bekend worden gemaakt. Doordat SoftwareOne de infrastructuur beheert en de systeem beschikbaarheid garandeert, kan het IT-team van de hogeschool zich richten op de studentenervaring, in lijn met de doelstelling van de organisatie.

"SoftwareOne gaf ons enorm veel vertrouwen", zegt Loveday. "Ze hadden de intellectuele en technische vaardigheden en capaciteit om het te doen, en om het goed en snel te doen. Dat was de belofte die ze verkochten en die hebben ze absoluut waargemaakt."