Transparenz schaffen, Kosten senken: SAP-Lizenzmanagement bei der Thüga SmartService GmbH

Nicht den Überblick verlieren

Um den Lizenzbedarf präziser planen und Ressourcen gezielt einsetzen zu können, wollte die Thüga SmartService GmbH mehr Transparenz über ihre vorhandenen und genutzten SAP-Lizenzen schaffen. Denn eine fehlende Gesamtübersicht kann in komplexen Systemlandschaften schnell zu ineffizienter Nutzung, Mehrkosten oder Planungsunsicherheiten führen.

Mit dieser Erkenntnis entschied sich das Unternehmen für einen systematischen, datenbasierten Ansatz, um das SAP-Lizenzmanagement zu optimieren, Risiken zu minimieren und die Effizienz nachhaltig zu steigern.

Bisher wurde das Lizenzmanagement für SAP-Produkte nicht explizit besetzt, was zu finanziellen, rechtlichen und operativen Problemen führen kann. Das wollten wir natürlich vermeiden und haben uns professionelle Unterstützung geholt.

Christian Heller, Mitglied der Geschäftsleitung bei Thüga SmartService GmbH

Optimierung der SAP Lizenzierung

Die Lizenzierung von Software ist ein komplexer und sich ständig ändernder Prozess. Insbesondere SAP gilt als unternehmenskritische Basis und muss daher genau betrachtet werden. Aus diesem Grund hat sich die Thüga SmartService GmbH für die Lizenzexperten von SoftwareOne entschieden, deren Know-how auf langjähriger Erfahrung basiert. Dabei wurde der Service in mehreren Phasen umgesetzt, um die gewünschte Transparenz und Compliance im SAP Lizenzmanagement er erreichen:

• Kickoff & Datenerfassung: Sammlung aller relevanten Vertragsunterlagen und Nutzungsdaten.
• Datenvalidierung: Prüfung der Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit.
• Vertragsanalyse:
  • Erstellung einer Übersicht über Softwarelizenzen, Sondernutzungsrechte, Verpflichtungen und mögliche Risiken.
  • Analyse von Software-Bestandsdaten, Konfigurationen, Installations- und Nutzungsinformationen sowie Hardware- und Nicht-SAP-Daten.
  • Sicherstellung der korrekten Einrichtung des SAP-Systems für Vermessung und Nutzungstransaktionen.
  • Überprüfung der Benutzerklassifizierungen, Konsolidierung von Mehrfach-IDs und Analyse der tatsächlichen Nutzung mit SAP-Tools.
• Einsatz- & Nutzungsanalyse:
  • Erstellung einer vollständigen Übersicht über den tatsächlichen Einsatz und die Nutzung der SAP-Systeme.
  • Validierung der Daten aus den SAP-Vermessungstools und Ermittlung des Bedarfs für weitere SAP-Produkte.
• Analyse des indirekten Zugriffs: Identifikation von Drittanbieterschnittstellen und Bewertung des Lizenzbedarfs, inklusive Prüfung des SAP-„Digital Access“-Modells.
• Software-Lizenz-Abgleich (SLR):
  • Vergleich von Lizenzbestand und tatsächlicher Nutzung.
  • Erstellung eines Entwurfs des SLR-Berichts, Diskussion und Einarbeitung von Kundenfeedback.
  • Bestimmung der Compliance-Situation, Darstellung von Lücken sowie möglicher Abhilfemaßnahmen.
• Abhilfe & Optimierung:
  • Erstellung des Abschlussberichts mit Empfehlungen zur Optimierung der Lizenzierung.
  • Vorschläge für den Umgang mit ungenutzter Software und für eine effizientere Nutzung bestehender Investitionen.
  • Beratung zu Anpassungen in der Benutzerverwaltung oder Modulen, um die Vermessungslogik zu optimieren.
• Weitere Leistungen: Unterstützung bei Audits sowie Beratung bei Vertragsverhandlungen mit SAP.

Dank der vertrauensvollen und effizienten Zusammenarbeit konnte die Transparenz über die SAP-Lizenzsituation deutlich erhöht werden. Die Thüga SmartService GmbH verfügt nun über eine klare Übersicht, welche Anwendungen tatsächlich genutzt werden und wo sich Optimierungspotenzial ergibt. Mit den gewonnenen Daten kann das Unternehmen Lizenzbedarf und Budget präziser planen und seine Ressourcen gezielt steuern.