Evolución del modelo de compras IT hacia un enfoque global y gobernado

Superar la fragmentación para escalar con seguridad

Occident opera en un entorno altamente distribuido y complejo, con múltiples entidades, fabricantes tecnológicos y tipologías de compra. Esta realidad hacía que el proceso de compras IT estuviera condicionado por:

• Diferentes formas de solicitar, evaluar y aprobar compras según el fabricante o la entidad.
• Dependencia elevada del conocimiento individual y de procesos no siempre homogéneos.
• Dificultad para mantener una visión end-to-end del ciclo de compra, desde la identificación de la necesidad hasta la contratación y el seguimiento.
• Crecientes exigencias de control, trazabilidad y alineamiento con políticas internas, en un contexto de mayor presión regulatoria y financiera.

El reto no era únicamente definir un procedimiento, sino evolucionar hacia un modelo de compras digitales más estructurado, capaz de:

• Alinear personas, procesos y tecnología.
• Reducir fricción operativa sin introducir burocracia innecesaria.
• Sentar las bases para una Digital Supply Chain aplicada a compras IT, adaptable y escalable en el tiempo.

Un modelo "insider" basado en la agilidad y el gobierno

Para abordar este reto, SoftwareOne propuso un modelo de servicio basado en un consultor FTE dedicado, integrado en el día a día del cliente, que actuó como facilitador del cambio hacia un modelo de compras más digital y gobernado.

Este modelo se apoyó en los principios de Digital Supply Chain, aplicados de forma pragmática al contexto de GCO:

• Visión end-to-end del proceso de compras IT, conectando demanda, evaluación, decisión y contratación.
• Estandarización del proceso base, manteniendo la flexibilidad mediante anexos y excepciones controladas.
• Gobernanza clara, con roles y responsabilidades definidos (RACI).
• Documentación operativa y usable, no solo normativa.

La solución se materializó en:

• Un proceso de compras IT “lite”, claro y accionable, pensado para el uso diario.
• Una versión extendida del proceso, con workflows, how-to y plantillas (RFI, RFQ, RFP), alineada con un modelo DSC.
• Integración y respeto de las políticas y procedimientos existentes del cliente, evitando disrupciones innecesarias.
• Un enfoque iterativo, que permite evolucionar progresivamente hacia un modelo más maduro de Digital Supply Chain.

El consultor FTE actuó como nexo entre estrategia y operación, asegurando que el modelo no se quedara en el papel y pudiera adoptarse de forma realista por los equipos internos.